Quản lý thời gian hiệu quả

Jun 19, 2016

Tại sao cần có kỹ năng quản lý thời gian?

Xã hội hiện đại đi đôi với việc có rất nhiều mối quan tâm bên cạnh việc học tập, thư giãn, kiếm tiền hay tìm kiếm công việc. Vì vậy việc phát triển một chiến lược để quản lý thời gian cho những nhu cầu đó là việc phải làm. Đôi khi quỹ thời gian của bạn không đủ để so sánh với thời gian cần thiết cho công việc mà bạn cần làm, điều đó có thể dẫn tới việc bạn bị stress.

Các kỹ năng cần có để quản lý thời gian hiệu quả

Các kỹ năng đó bao gồm đặt mục tiêu rõ ràng, chia mục tiêu thành các bước nhỏ, và rà soát tiến độ.

Một số kỹ năng khác bao gồm chọn việc ưu tiên - tập trung vào những việc khẩn trương và tối quan trọng trước thay vì những việc ít quan trọng hơn hoặc không hướng tới mục tiêu ban đầu; Tổ chức lịch làm việc; tạo danh sách việc cần làm để ghi nhớ những việc sắp tới và thời gian thực hiện; tính kiên nhẫn khi việc không thành công ngay bước đầu và loại bỏ sự trì hoãn.

Kiên nhẫn

Kiên nhẫn khi mọi việc không theo những gì mình mong muốn. Làm một số việc để giải tỏa những áp lực ví dụ như tập bài thể dục nhẹ. Luôn giữ thái độ tích cực với những sai lầm có thể gặp phải: Bạn học được nhiều từ những sai lầm đó.

Giải lao theo chu kỳ

Nghỉ giải lao ít nhất 1 lần mỗi giờ khi làm việc cùng máy tính.

Tránh bị gián đoạn - phân tâm

  • Hãy để bàn làm việc gọn gàng.
  • Kiểm tra email định kỳ thay vì việc mỗi khi có email mới.
  • Tắt Facebook, Twitter!!

Chia sẻ công việc

Tuy nhiên phải biết cách từ chối.

Quản lý thời gian hiệu quả

Lên kế hoạch

  • Mục tiêu rõ ràng
  • Chia nhỏ công việc và thực hiện từng bước một!
  • Mục tiêu phải thiết thực và có thể thực hiện được

TRÁNH trì hoãn

  • Thời điểm tốt nhất để làm việc là NGAY BÂY GIỜ.
  • Điều tiết công việc theo hạn định
  • Tự thưởng bản thân khi đạt được mục đích.

Tạo sở thích riêng biệt

Thử tạo 1 số công việc làm tại cùng 1 thời gian, cùng một địa điểm trong mỗi ngày.

Sử dụng to-do list

  • Cố gắng cập nhật mỗi ngày
  • Hạn định cho từng công việc
  • Làm nổi bật điểm quan trọng.

Theo dõi thời gian

Viết ra toàn bộ những việc bạn làm trong 1 tuần, đánh dấu những khoảng thời gian mà bạn đã phí phạm và thời giann bạn làm việc hiệu quả nhất: Lên kế hoạch dựa vào những khoảng thời gian đó.

Công việc ưu tiên

Lảm những việc cấp bách và quan trọng trước không phải việc đơn giản trước.
Có cho mình một công cụ nhắc nhở. Làm việc hiệu quả và làm việc hiệu suất là 2 việc khác nhau, người làm việc hiệu quả chú tâm vào việc quan trọng.

Đánh giá bản thân

  • Sửa lại kế hoạch cho phù hợp
  • Map put several routes to your goal.
  • Có kế hoạch ứng phó việc bất ngờ.

Sử dụng to-do list

Bạn cần sử dụng một hệ thống nhắc nhở để thông báo cho bạn cần phải làm gì vào thời gian nào: đừng cố gắng ghi nhớ tất cả mọi thứ trong đầu, nó có thể dẫn tới thảm họa đó. Hãy mang theo một cây bút và một cuốn sổ nhỏ bất cứ khi nào bạn ra ngoài.

Ở mức đơn giản nhất, bạn có thể sử dụng nhật ký của bạn như một hệ thống nhắc nhở, bao gồm các cuộc hẹn và thời gian.

Để giữ đúng tiến độ công việc tôi đặt ra một kế hoạch làm việc mà tôi phải tuân theo. Tôi đã sử dụng một công cụ lịch điện tử mà tôi lập trình để gửi emails cho chính tôi và thành viên trong nhóm. Công cụ đó rất hữu hiệu và đó là cách mà tôi sử dụng để quản lý thời gian hiệu quả một cách liên tục.

  • Học sinh tại Kent

Danh sách công việc hàng ngày cần phải hoàn thiện là một thành phần thiết yếu của kế hoạch hành động (sẽ được viết trong 1 bài khác). Hãy cố gắng xem và cập nhật thường xuyên. Hãy đánh dấu các mục quan trọng / không quan trọng và khẩn cấp / không khẩn cấp. Các công việc khẩn cấp có thể được đánh dấu bởi dấu sao (hoa thị).

Danh sách làm việc

  • Làm việc
  • Tóm tắt bài giảng
  • * Chuẩn bị cho bài thuyết trình thứ 5
  • Quyết định chủ đề cho bài tập lớn
  • Đi tới thư viện mượn sách cho bài thuyết trình
  • Khác
  • * Trả tiền phòng trọ
  • Viết thư chúc mừng
  • Mua bàn là =))
  • Thăm Simon

Lợi ích của việc sử dụng to-do list

Đặt mục tiêu

Đặt cho bản thân bạn những mục tiêu rõ ràng, và chắc chắn bạn có thể thực hiện được chúng. Để làm điều này, bạn đầu tiên cần phải xem xét lại hoàn cảnh hiện tại và đánh giá mục tiêu nào là quan trọng cho bạn, những công việc cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Hãy có một kế hoạch cho những sự việc bất ngờ xảy ra hay những cách thực hiện khác có thể hướng tới mục tiêu ban đầu.

Ưu tiên

Làm việc hiệu suất cao và làm việc hiệu quả không phải là một. Một người làm việc chăm chỉ và quản lý công việc tốt tuy nhiên dành hầu hết thời gian cho những công việc không tên có thể là một người làm việc hiệu suất nhưng không hiệu quả. Để là một người làm việc hiệu quả, bạn cần phải quyết định nhiệm vụ nào là khẩn cấp và quan trọng nhất. Việc bạn lập danh sách các nhiệm vụ và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên là rất quan trọng, và sau đó bạn dành thời gian để hoàn thành những công việc quan trọng nhất. Điều này có thể tránh được các xu hướng tập trung vào những công việc đơn giản, dễ thực hiện và có thể dẫn tới những gián đoạn trong công việc.

Sự khác biệt của nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng: một nhiệm vụ khẩn cấp có thể không phải là một nhiệm vụ quan trọng!

TRÁNH trì hoãn

Trong môi trường chuyên nghiệp, con người dễ bị sao nhãng bởi ‘‘nhiễu’’. Đó có thể là một email mới, sự kiện chính trị, con chó nhà hàng xóm, etc., mọi thứ có vẻ như quan trọng hơn so với công việc chính thức. Thông thường, con người luôn có xu hướng dõi theo các hành động khác hơn là làm những công việc quan trọng tạo ra giá trị. Để trở nên liên tục tập trung nghĩa là bạn có khả năng loại bỏ tất cả các nhiễu bên ngoài và tập trung vào thứ quan trọng. Đó la sức mạnh để có thể khẳng định điều nào là không quan trọng.

  • James Caan

Sự trì hoãn là thảm họa cho kế hoạch làm việc. Việc quan trọng là bạn cần phải chế ngự được sự ‘‘sợ hãi khi làm việc’’ mà bạn không muốn làm và nhận ra rằng nỗi sợ hãi thường tồi tệ hơn nhiều việc có thể có kết quả không tốt. Hãy cố đưa ra quyết định ngay khi có thể. Thời gian làm việc tốt nhất bắt đầu một việc luôn là NGAY BÂY GIỜ. Bắt đầu một công iệc thường phát sinh động lực cho việc kế sau.

Chia nhỏ công việc

Chia nhỏ mục tiêu thành những phần nhỏ để bạn có thể hoàn thành chúng từng bước một. Viết những bước đó ra, cố gắng thật cụ thể và khi nào bạn thực hiện nó. Hãy hoàn thành 1 việc trước khi bạn chuyển sang việc khác.

Tự thưởng cho bản thân khi bạn đạt được từng mục tiêu để giữ sự hăng hái cho công việc. Thường xuyên xem lại quá trình thực hiện mục tiêu và sửa lại kế hoạch cho phù hợp khi tính đến những thay đổi mà trước đó bạn không thể thấy được.

Tính kiên nhẫn

Chắc chắn một điều rằng, mọi thứ có thể không đi theo chủ định của bạn ban đầu. Khi mà bạn gặp khó khăn trong một việc cụ thể, bạn cần có tính kiên nhẫn và học cách nghĩ tích cực khi gặp những khó khăn hay thất bại.

Mắc sai lầm là hầu như không thể tránh khỏi của mọi quá trình và mỗi bài học sau sai lầm giúp bạn nhanh tìm được giải pháp đúng đắn. Nỗi sợ việc có thể mắc sai lầm hoặc khi chấp nhận mình đã mắc sai lầm là yếu tố cản trở lớn nhất cho hiệu quả công việc. Những người đạt được nhiều thành tựu nhất là những người gặp nhiều lỗi nhất! Hãy nhận thức rằng sự hài lòng đến từ việc bạn theo đuổi mục tiêu cũng như đạt được chúng.

Làm việc với chiến lược đúng đắn để giải quyết các áp lực sẽ gặp phải - bạn có thể tập thể dục, thư giãn với Yoga, hoặc đơn giản là chia sẻ vấn đề với bạn bè.

Quản lý thời gian của bạn

Xác định khoảng thời gian mà bạn đang phí phạm và tìm cách giảm thiểu chúng. Một cách rất hay đó là ghi lại tất cả mọi thứ bạn làm trong 1 tuần một cách tỉ mỉ và sau đó thống kê lại để biết được những khoảng thời gian nào mà bạn đã phí phạm.

Phát triển một lộ trình làm việc. Giữ không gian làm việc luôn gọn gàng để bạn có thể làm việc hiệu quả! Làm việc với lịch trình làm sao bạn hoàn thành đúng hạn - đừng để nước đến chân mới nhảy. Nếu bạn có một bài tập khó, bắt đầu với bản nháp trước.

Sử dụng nhật ký thời gian

Một cách hữu hiệu để tránh việc phí phạm thời gian đó là sử dụng ghi chú thời gian. Đầu tiên bạn cần lập một biểu đồ cho 7 ngày, chia thành 1/2 giờ bắt đầu lúc bạn thức dậy cho tới khi bạn đi ngủ. Viết những công việc bạn làm sau mỗi 1/2 tiếng trong ngày cho 7 ngày tiếp theo. Bạn có thể xem ví dụ sau đây.

Thứ hai

  • 8.30 Thức dậy
  • 9.00 Ăn sáng
  • 9.30 Đọc báo
  • 10.00 Lên lớp
  • 11.00 Uống cafe với bạn
  • 11.30 Làm việc trong thư viện
  • 12.30 Ăn trưa
  • 1.30 Làm việc trong phòng
  • 2.00 Lên lớp
  • 3.00 Seminar
  • 4.00 Tập thể dục
  • 5.00 Ăn tối
  • 6.00 Nghe nhạc tại nhà
  • 7.00 Làm CV
  • 7.30 Trò chuyện cùng hàng xóm
  • 8.30 Ra bar quẩy
  • 11.00 Tiệc
  • 2.00 Đi ngủ

Mỗi cuối tuần bạn thống kê lại ghi chú thời gian và tự nhủ với bản thân:

Translated from https://www.kent.ac.uk/careers/sk/time.htm